大約在一年前，我非常熟悉的一位首席執行官處在精疲力竭的邊緣，所以她決定著(zhù)手改造他的業(yè)務(wù)生活規律。她想要工作的時(shí)間更少，但是仍然想要看到她的公司繼續迅速增長(cháng)。誰(shuí)不想這樣，是不是?事實(shí)上，她的目標就是讓她的業(yè)務(wù)翻倍，同時(shí)每周只工作四天。在她追求這樣的生活一年后，我與她聯(lián)系問(wèn)她事情進(jìn)展得如何。

　　她說(shuō)她的生意做得驚人的好，結果甚至比她曾經(jīng)制定的過(guò)高預期還要高。她是如何做到的呢?關(guān)鍵就是她改變了一些長(cháng)期以來(lái)的習慣。在下面她解釋了她制定的一些變化，這些變化允許她和她的公司效率更高。

　　1. 每天查看電子郵件2到3次，而且永遠不要把這當作是早上的**件事情——作為首席執行官，我發(fā)現我在繁忙的工作和其他人的優(yōu)先事項上花費了太多時(shí)間。減少我查看電子郵件的次數，每天給我釋放出大量的時(shí)間。我還學(xué)會(huì )了如何使用微軟的Outlook的功能(尤其是電子郵件規則)，設置將日常電子郵件歸檔到文件夾，這樣我就可以在我方便的時(shí)候進(jìn)行批處理和閱讀，同時(shí)也不會(huì )因為單個(gè)的電子郵件而分心。

　　2. 建立溝通規則：

　　* 電子郵件不適合處理緊急問(wèn)題。我的規則是“如果你迫切地需要與我對話(huà)，那么就給我打電話(huà)”。

　　* 會(huì )議管理。在默認情況下，會(huì )議時(shí)間是30分鐘(而不是60分鐘)，除非另有需要的時(shí)候再調整時(shí)間。如果沒(méi)有提前24小時(shí)通知的議程，那么它們出現在日歷上也是不可接受的。

　　* 會(huì )議只是用來(lái)討論問(wèn)題的。這就意味著(zhù)它們不僅僅是為了溝通——溝通可以通過(guò)其它更有效的方式完成。

　　3. 列出一個(gè)你要與團隊討論的問(wèn)題列表——很多時(shí)候一周每天都在辦公室出席會(huì )創(chuàng )造出“非正式社交會(huì )議”可用的環(huán)境，這是非常沒(méi)有效率的。列出一個(gè)與團隊重要成員要討論的問(wèn)題列表，然后使用預定的時(shí)間馬上說(shuō)出所有的問(wèn)題，這樣就限制了一次性會(huì )議的頻率和效率低下問(wèn)題。你還可以從比較獨立的人身上獲得額外的好處。

　　在這過(guò)程中她學(xué)到的東西如下：

　　* 提高的生產(chǎn)效率——釋放時(shí)間的同時(shí)我的心靈也得到釋放。首席執行官能帶給他們公司的最有價(jià)值的東西就是透明度和判斷力。這需要從日常執行的暴風(fēng)雪中抽出時(shí)間才能做到。

　　* 專(zhuān)注于做重要的事情而不是所有事情都做——制定溝通規則不僅改變了我對日常貢獻的看法，它也改變了我的團隊成員處理他們的工作量和生產(chǎn)效率的方法。

　　* 一種改善的工作生活平衡——這看起來(lái)可能有點(diǎn)變化，但是就是這每周額外的一天確實(shí)幫助我改善了我的精神狀況和身體健康狀況。

　　這是有可能的。你也可以做到。在這種情況下，過(guò)渡花了大約三個(gè)月的時(shí)間才完成，因為會(huì )議和客戶(hù)的關(guān)系，一天休息計劃還有一些例外的情況。然而，我每周一成功休息的幾率在75%，而事情也變得越來(lái)越好。